Author name: admin

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง รายงานการติดตามเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง การดำเนินงานจัดซื้อจัดจ้างมีเอกสารและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องหลายขั้นตอน ตั้งแต่การส่งเอกสาร การตรวจสอบความครบถ้วนและถูกต้อง การแก้ไขเอกสาร การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง ตลอดจนการจัดเก็บและติดตามผล ซึ่งในกระบวนการเดิมผู้ขอจัดซื้อจำเป็นต้องสอบถามสถานะเอกสารจากผู้รับผิดชอบเป็นระยะ ทำให้เกิดการติดต่อสอบถามซ้ำ และผู้ปฏิบัติงานต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและแจ้งข้อมูลสถานะให้แก่ผู้ขอจัดซื้อ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ จึงได้พัฒนาระบบติดตามสถานะเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง โดยนำ Google Form มาใช้เป็นช่องทางในการรับข้อมูลและเอกสารจากผู้ขอจัดซื้อ ใช้ Google Sheet ในการเชื่อมโยงข้อมูลและประมวลผลออกมาในรูปแบบ Dashboard สำหรับแสดงสถานะและความคืบหน้าของเอกสาร โดยผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบเอกสารและปรับปรุงสถานะให้เป็นปัจจุบันได้ระบบดังกล่าวช่วยให้ผู้ขอจัดซื้อสามารถติดตามสถานะเอกสารของตนเองได้สะดวก ลดการสอบถามข้อมูลซ้ำ และทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถบริหารจัดการเอกสารและติดตามกระบวนการดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การใช้งานระบบ MFU ISO 9001 เนื่องจากศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ได้ดำเนินงานตามระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001 : 2015 ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่นำมาใช้เพื่อพัฒนาศักยภาพด้านการบริหารจัดการด้านคุณภาพการให้บริการ และจัดวางระบบบริหารเพื่อการประกันคุณภาพ และยกระดับคุณภาพการให้บริการ รวมถึงความมีประสิทธิภาพการดำเนินงานภายในหน่วยงาน ทั้งนี้ การดำเนินงานดังกล่าวจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก จึงได้พัฒนาระบบ MFU ISO 9001 ขึ้นมาเพื่อบริหารจัดการเอกสารต่าง ๆ ให้สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา และเอกสารที่บังคับใช้นั้นเป็นเอกสารที่เป็นฉบับปัจจุบัน สามารถใช้ดำเนินการเอกสารในระบบตั้งแต่การขอขึ้นทะเบียนเอกสาร ไปจนถึงการบังคับใช้เอกสาร ซึ่งเป็นการดำเนินงานในระบบทั้งหมด เป็นไปตามนโยบายของมหาวิทยาลัยในการลดการใช้กระดาษ (Paper Less)

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง ระบบจัดเก็บข้อมูลการพัฒนาตนเอง ศูนย์บรรณสารฯ จึงได้พัฒนาระบบสารสนเทศ มาใช้ในการทำงานเพื่อช่วยลดปัญหาในการดำเนินงานการบันทึกจัดเก็บข้อมูล เพื่อลดการใช้ทรัพยากร (กระดาษ) ช่วยลดขั้นตอนการดำเนินงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามผล และเพื่อเป็นข้อมูลสำหรับผู้บริหารประกอบการตัดสินใจในการวางแผนพัฒนาบุคลากร

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การเบิกจ่ายและคืนเงินทดรองจ่าย เนื่องจากศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษามีอำนาจในการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 1 แสนบาท การจัดทำเอกสารเบิกจ่ายและคืนเงินทดรองจ่ายเป็นกระบวนการที่สำคัญและมีความซับซ้อน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ จึงมีความจำเป็นต้องจัดให้มีการอบรมและแลกเปลี่ยนเรียนรู้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามระเบียบที่กำหนด

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การตรวจสอบเอกสารด้วย Checklist ตามที่มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง กำหนดให้การจัดซื้อจัดจ้างของมหาวิทยาลัยเป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ซึ่งแบ่งเป็นหลายประเภท เช่นการจัดซื้อจัดจ้างโดยหน่วยงานจัดซื้อเอง การจัดซื้อจัดจ้างโดยผ่านพัสดุส่วนกลาง การยืมเงินทดรองจ่าย เป็นต้น ซึ่งแต่ละประเภทการจัดทำเอกสารก็แตกต่างกันออกไป และจำนวนเอกสารที่ใช้ประกอบการจัดซื้อจัดจ้างมีจำนวนมาก หรือเอกสารสูญหาย ยากต่อการค้นหา การตรวจสอบล่าช้า เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ศูนย์บรรณสารฯ จึงมีความจำเป็นต้องจัดทำ Checklist การตรวจสอบเอกสาร เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารประกอบการพิจารณาอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างแต่ละประเภท และจัดให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อลดระยะเวลาในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง เพิ่มความถูกต้องและลดความผิดพลาดในการทำงาน